Tatsache: Papierbasierte Formulare sind heute noch in vielen Arbeitsbereichen an der Tagesordnung. Mit der Paperless Office-Initiative wollen wir bei Schunk dafür sorgen, dass nur noch digitale Dokumente in Umlauf gebracht werden. Das vereinfacht und beschleunigt die Prozesse und ist obendrein auch noch nachhaltig.
Den ersten Schritt hat die Central IT mit der elektronischen Unterschrift bereits getan. Jetzt soll es weiter vorwärts gehen. Dafür stellt die Central IT eine zentrale App zur Verfügung, die Genehmigungsworkflows für interne Dokumente abbildet und dabei ohne digitale Signatur auskommt. Genehmiger müssen also nicht auf dem freizugebenden Dokument signieren, sondern der Nachweis der Genehmigung/Ablehnung wird in Form eines Genehmigungsprotokolls erbracht.
Welche Anwendungsfälle deckt Paperless Office aktuell ab?
- Freigabe von internen Dokumenten
- bis zu 6 Genehmiger
- keine qualifizierte Unterschrift auf dem Dokument notwendig
Welche Anwendungsfälle deckt Paperless Office aktuell nicht ab?
- Dokumente, die eine „echte“ oder qualifizierte elektronische Unterschrift benötigen (Adobe Sign, DocuSign).
In der Praxis ist die App für nahezu alle intern freizugebenden Dokumente nutzbar, aber bitte klären Sie im Einzelfall mit dem jeweiligen Prozessverantwortlichen die Nutzung der App ab.
Wo finde ich die Paperless Office App?
Ab sofort im Menü auf der Intranet-Startseite unter „Schunk One Office“.